Gestione del tempo: 7 tecniche

Approfondimenti chiave

• Una gestione efficace del tempo migliora la produttività
• Strategie come stabilire obiettivi chiari, creare elenchi di cose da fare
• Padroneggiare la gestione del tempo aumenta l'equilibrio tra lavoro e vita privata, contribuendo a una maggiore esperienza personale

Una gestione efficace del tempo non è naturale.

Per questo motivo, i libri, le tecniche e i software di gestione del tempo sono una dozzina.

Quando guidi i tuoi clienti esecutivi impegnati o i pazienti ansiosi verso una migliore gestione del tempo, potresti non solo avere l’imbarazzo della scelta, ma anche essere sopraffatto.

Quindi, invece di saltare fino in fondo, inizia con questo post, in cui ti forniremo una panoramica intuitiva della letteratura sulla gestione del tempo. Discuteremo sette componenti fondamentali della gestione del tempo e come applicarli, insieme a strumenti utili e letture consigliate per la vita quotidiana del tuo cliente.

Dato che il tempo è essenziale, cominciamo!

Prima di continuare, abbiamo pensato che potrebbe interessarti uporabnapsihologija.com. Questi esercizi dettagliati e basati sulla scienza aiuteranno te o i tuoi clienti a diventare più produttivi ed efficienti.

L'importanza della gestione del tempo

La gestione del tempo è una costellazione di comportamenti che ci aiutano a utilizzare il nostro tempo in modo efficace per soddisfare le esigenze della nostra vita personale e professionale. Sebbene la definizione di gestione del tempo vari da un ambito all’altro, Aeon e Aguinis (2017, p. 311) forniscono la seguente spiegazione chiara e centrata sulla persona:

una forma di processo decisionale utilizzata dagli individui per strutturare, proteggere e adattare il proprio tempo alle mutevoli condizioni.

Queste tre componenti non possono essere ridotte a un’unica panacea, in grado di affrontare tutte le problematiche di gestione del tempo. Invece, diverse strategie, come quelle delineate in questo post, affrontano vari componenti della gestione del tempo.

Perché è importante la gestione del tempo?

Il nostro tempo e la nostra energia sono limitati. Dobbiamo dividerli adeguatamente tra diverse responsabilità e usarli per prenderci cura di noi stessi, delle nostre famiglie e dei nostri amici e per svolgere compiti legati al lavoro.

Con una migliore gestione del tempo, possiamo soddisfare tutte le nostre responsabilità, esigenze lavorative e obiettivi. Ancora più importante, riduciamo il rischio di sentirci sopraffatti dallo stress, di sentirci un fallito e di altri problemi di scarso benessere psicologico (Aeon

Una sintesi della letteratura esistente (Aeon

• Correlato positivamente con diverse misurazioni del benessere (compresa la salute psicologica, soddisfazione lavorativa , fiducia, autostima)
• Correlato negativamente con lo stress
• Correlato positivamente con diverse misure di prestazione lavorativa e accademica, tra cui il successo accademico e la prestazione lavorativa autodichiarata

Se non sei ancora convinto dell’importanza di una migliore gestione del tempo, guarda il video TEDx di Brad Aeon qui.

Selezione delle strategie di gestione del tempo

Nella precedente definizione di gestione del tempo abbiamo menzionato tre componenti fondamentali: struttura, protezione e adattamento.

• La struttura si riferisce al modo in cui il nostro tempo viene percepito, misurato e allocato.
• La protezione è il modo in cui proteggiamo il nostro tempo dall'essere sprecato, indirizzato male o deviato dai nostri piani.
• L’adattamento si riferisce alla capacità di affrontare compiti inaspettati o sorprese.

In questo post discuteremo sette strategie chiave di gestione del tempo che possono essere raggruppate in base a questi tre componenti. Questa tassonomia è utile quando si decide una strategia. Tutte le strategie aiutano a proteggere il nostro tempo e i nostri obiettivi, ma alcune soddisfano anche gli altri componenti.

Strategia 1: identificare ed eliminare le perdite di tempo

Le attività che fanno perdere tempo consumano tempo, energia e impegno senza contribuire al risultato complessivo/obiettivo finale (Gordon

Per identificare da quali perdite di tempo dipende il cliente, utilizzare un diario giornaliero, registrando le sue attività e il tempo trascorso su ciascuna (Gordon

Perditempo can take many forms, but various practical solutions exist to counter them (see the table below, adapted from Gordon & Borkan, 2014).

Strategia 2: allontanarsi dal perfezionismo

Essere eccessivamente preoccupati di un prodotto/risultato perfetto può far deragliare rapidamente i piani migliori. Perfezionismo è un comportamento disadattivo caratterizzato da estrema autocritica, paura di commettere errori, insicurezza e standard impossibili (Rice et al., 2012).

I perfezionisti provano poco piacere nella loro vita professionale e personale perché sono eccessivamente preoccupati delle loro prestazioni e corrono un rischio maggiore di procrastinazione, disagio psicologico e diverse sindromi psicologiche (Rice et al., 2012; Shafran et al., 2016).

Spesso ripetono azioni, circumnavigando attorno a un obiettivo irraggiungibile, perdendo infine tempo che avrebbe potuto essere reindirizzato verso altri compiti (Shafran et al., 2016).

Oltre alle altre strategie nel nostro post, si consigliano le seguenti aiutare a superare il perfezionismo .

1. I perfezionisti si affidano a modelli di pensiero binario (giusto-sbagliato) e hanno una bassa tolleranza agli errori (Shafran et al., 2016). Aiuta il tuo cliente a riconoscere che un progetto non sarà mai perfetto, adotta una voce interiore più gentile e pianifica il tempo per il feedback.
2. Suddividi i compiti in obiettivi più piccoli e raggiungibili con aspettative chiare quando stabilisci gli obiettivi. Ad esempio, il primo obiettivo è produrre una bozza contenente errori ma con la struttura corretta. Per il secondo obiettivo, il cliente può concentrarsi sul perfezionamento del pezzo e sulla correzione degli errori di battitura.
3. Il lavoro perfetto è irraggiungibile e perfetto è tipicamente mal definito. Invece, identifica gli aspetti fondamentali del progetto che avranno il maggiore impatto e otterranno lo stesso risultato di un progetto perfetto. Concentratevi su questi aspetti piuttosto che su quelli meno importanti.

Strategia 3: eliminare la procrastinazione

Indugio è un comportamento di evitamento che fa parte di un ciclo negativo in cui l'individuo sa che il risultato del compito è essenziale.

Tuttavia, l’azione del compito ha un’esperienza negativa (van Eerde, 2003).

Indugio has many forms and is accompanied by negative feelings such as guilt and a fear of failing . The entire experience is stressful, which clients want to avoid or change (van Eerde & Klingsieck, 2018).

L'eliminazione della procrastinazione inizia con la consapevolezza e poi con un intervento (van Eerde, 2003).

Secondo una meta-analisi di quattro diversi interventi, l’intervento più efficace contro la procrastinazione è stata la terapia cognitivo-comportamentale, indipendentemente dal fatto che fossero incluse strategie di gestione del tempo, come suddividere un compito in parti più piccole, dare priorità ai compiti, stabilire obiettivi o gestire il tempo in modo efficace (van Eerde

Un'altra strategia efficace è la forza e allenamento all’assertività (da Eerde

Strategia 4: dire no al lavoro extra

Trovarsi di fronte a un lavoro extra mentre si cerca di soddisfare una domanda di lavoro esistente non è insolito. L’implicazione di assumere lavoro extra, tuttavia, è che:

1. Abbiamo meno tempo per soddisfare il carico di lavoro esistente, aumentando il rischio di fallimento.
2. Aumenta la probabilità di sentirsi stressati e ansiosi nel raggiungere i nostri obiettivi.

Fare questo lavoro extra spesso non è nel migliore interesse di un individuo. Esercitarsi a rifiutare l’opportunità in modo neutrale laddove le implicazioni del lavoro extra sul tempo disponibile siano rese esplicite (Beagrie

Ecco un guida rapida sull'assertività sul posto di lavoro .

Strategia 5: determinare le priorità

Non tutti i compiti sono ugualmente importanti o urgenti.

Sapere quali sono i compiti più importanti e dare loro una priorità più alta e una maggiore attenzione è vitale. Un esempio di scarsa definizione delle priorità è quando un progetto con scadenza entro una settimana viene trascurato per un progetto con scadenza entro tre settimane.

Matrice di Eisenhower

Un modo utile per determinare la priorità è utilizzare la matrice di Eisenhower (Covey, 1991). I compiti sono suddivisi in due dimensioni: importanza e urgenza.

Per classificare le attività, iniziare con la data di scadenza e procedere all'indietro da un'urgenza elevata a un'urgenza bassa. L'urgenza si riferisce all'immediatezza della scadenza dell'attività. Sotto la voce urgenza, le attività con scadenza prossima sono urgenti e le attività con scadenze successive non sono urgenti.

Quindi, aggiungi un'ulteriore classificazione a ciascuna attività: importanza. Valutare l’importanza di ogni attività esaminandone l’impatto e il contributo agli obiettivi a lungo termine. I compiti che contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi essenziali hanno una grande importanza, mentre quelli che non contribuiscono non sono importanti.

Di conseguenza, tutti i compiti verranno assegnati come urgenti o meno e anche classificati come importanti o non importanti.

La tua matrice dovrebbe assomigliare all'immagine e le attività dovrebbero avere la priorità da sinistra a destra, iniziando dalla riga superiore.

• Fare – Priorità 1
  Nel quadrante in alto a sinistra ci sono le attività in alto in entrambe le dimensioni. Questi sono i compiti più urgenti che richiedono la tua attenzione immediata. Dovrebbero essere completati prima.
• Programma – Priorità 2
  Le attività importanti ma non urgenti (quadrante in alto a destra) non hanno ancora scadenze concrete. Queste attività dovrebbero essere suddivise in attività più piccole o pianificate per un secondo momento.
• Delegato – Priorità 3
  Le attività urgenti ma non importanti (quadrante in basso a sinistra) non richiedono la tua attenzione personale. Invece, questi compiti possono essere delegati a qualcun altro.
• Elimina – Priorità 4
  Le attività nel quadrante opposto in basso a destra sono le meno importanti e non urgenti. Possono essere scartati o conservati per quando c'è una pausa nel carico di lavoro.

Tuttavia, tutti i compiti non possono essere allo stesso tempo di elevata importanza e di elevata urgenza. Se lo sono, è necessario stabilire la priorità, altrimenti la persona sarà sopraffatta e impegnata eccessivamente.

Strategia 6: concentrarsi sul lavoro profondo

Lavoro profondo si riferisce alla capacità di lavorare in un ambiente tranquillo e privo di distrazioni con attenzione e concentrazione intense (Bhargava, 2016; Newport, 2016).

Le nostre capacità cognitive vengono esercitate come un muscolo in questo ambiente. Le nostre capacità di concentrazione e produzione sono sfruttate al massimo delle nostre capacità e migliorano nel tempo. L'esperienza mentale è simile ad uno stato di flusso, caratterizzato da intensa concentrazione e focalizzazione in cui scompare la percezione del tempo (Csikszentmihalyi, 1990).

Lavoro profondo is best for challenging work that requires absolute focus, but it is difficult to achieve because of distractions in our daily lives. Therefore, deep work should be considered a skill that can be honed and improved through regular practice, similar to any other skill.

Inizia con quanto segue quando cerchi di migliorare le capacità di lavoro profondo (Bhargava, 2016; Newport, 2016):

1. Dedica una porzione significativa di tempo alla concentrazione ininterrotta (ovvero, senza perdite di tempo e senza interruzioni).
2. Assegna questo tempo per la mattina in cui ti senti riposato e motivato. Non controllare in anticipo le e-mail o altre comunicazioni per evitare distrazioni.
3. Come per l'esercizio fisico, pianifica un riposo e un sonno sufficienti. È possibile lavorare costantemente allo stesso ritmo solo con il riposo. Quindi assegna i compiti più gestibili e meno impegnativi dal punto di vista cognitivo ad altri periodi di lavoro e prenditi del tempo per recuperare.

Strategia 7: seguire il metodo 80/20

La regola 80/20, nota anche come principio di Pareto, riguarda lo squilibrio. L’energia spesa per un compito non equivale al risultato osservato (Vaccaro, 2000; Koch, 2011).

Per illustrare ulteriormente:

1. Il 20% delle volte produrrà l’80% del lavoro. Immagina che il tuo cliente abbia una presentazione in scadenza. Mettere insieme una bozza approssimativa ma esaustiva (80%) richiederà poco tempo (20%).
2. Tuttavia, il restante 20% del lavoro richiederà circa l’80% del tempo. Anche se la maggior parte del lavoro è già stata completata, il resto del lavoro necessario per perfezionare la presentazione (20%) richiede molto tempo (80%). Se il tuo cliente avesse pianificato il suo progetto in modo tale da avere solo il 20% del tempo rimasto per questo lavoro, non rispetterebbe la scadenza.
3. Il 20% del lavoro è essenziale, mentre l’80% no. Sapere come dare priorità al 20% critico rispetto all’80% meno consequenziale è fondamentale per gestire il nostro tempo e il carico di lavoro.

Tenendo presente questo, quando si pianifica un programma, procedere come segue (Vaccaro, 2000):

1. Dividere il tempo disponibile in modo diseguale per tenere conto della suddivisione 80/20. Lasciare ampio tempo per perfezionamenti, correzioni e feedback.
2. Esamina le attività e classificale come appartenenti alla categoria 20% o 80%. I compiti del 20% sono essenziali, producono risultati significativi e incidono direttamente su altri obiettivi. Le attività dell'80% sono urgenti ma facoltative, richiedono più tempo del previsto e sono faticose.
3. Classifica le attività secondarie come 20% o 80% quando lavori su un progetto più grande. Dai sempre la priorità ai compiti essenziali (20%) rispetto a quelli non essenziali (80%).

Libri consigliati sulla gestione del tempo

I lettori hanno l’imbarazzo della scelta quando cercano libri sulla gestione del tempo. Qui elenchiamo quattro libri che sono direttamente correlati ad alcune strategie in questo post. Fateci sapere nei commenti se avete altri consigli.

1. Lavoro profondo: regole per un successo mirato in un mondo distratto – Cal Newport

Questo libro affronta il tema del lavoro profondo: cos'è, come realizzarlo e perché è fondamentale.

L'autore, Cal Newport, è un professore di informatica e comprende l'importanza del tempo dedicato e concentrato nel raggiungimento degli obiettivi.

A differenza di molti altri libri di auto-aiuto, i consigli contenuti in questo libro sono accessibili, pratici e si leggono come se l'autore li avesse provati e testati.

Trova il libro su Amazzonia .

2. Abitudini atomiche: una facile – James Chiaro

Se accettiamo che possiamo migliorare le nostre strategie di lavoro e rompere le nostre cattive abitudini, allora raccomandiamo Abitudini atomiche .

Questo libro descrive come cambiamenti ambientali piccoli e costanti possano aiutare a formare abitudini.

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Se ti è piaciuto questo libro, lo consigliamo anche noi Piccole abitudini di B. J. Fogg . È simile a Abitudini atomiche ma leggermente più pratico.

3. Il principio 80/20: il segreto per ottenere di più con meno – Richard Koch

C'è una ragione per cui questo libro è così apprezzato. Koch esplora la storia del principio 80/20 e fornisce numerosi esempi storici di questo principio.

Il rapporto numerico preciso non è essenziale, ma il concetto di squilibrio tra input e output è vitale. Per aiutare i lettori a capire come implementare questo principio nella loro vita quotidiana, Koch delinea diversi passaggi chiave per identificare la divisione 80/20 e dare priorità ai compiti più critici che producono i risultati più importanti.

Questo è un libro pratico e, una volta compreso il principio, i lettori possono facilmente passare ai capitoli più critici. È un libro eccellente per le persone che hanno poco tempo e hanno solo bisogno di un rapido promemoria dei principi.

Trova il libro su Amazzonia .

Strumenti di gestione del tempo da PositivePsychology.com

PositivePsychology.com ha una vasta raccolta di fogli di lavoro e strumenti per i nostri lettori che possono aiutare nella gestione del tempo o aiutare a eliminare le perdite di tempo.

Attività di definizione degli obiettivi

La produttività e la definizione degli obiettivi sono argomenti popolari sul nostro blog. Se non sai da dove iniziare, ti consigliamo questo post: Attività di definizione degli obiettivi, Esercizi

17 Esercizi di produttività ed efficienza lavorativa

Il nostro principale strumento che può aiutare te e i tuoi clienti nella gestione del tempo è questa eccellente raccolta di uporabnapsihologija.com.

Gli esercizi coprono tutte e sette le strategie discusse in questo post e molto altro ancora. Il kit include un breve opuscolo introduttivo sulla produttività, supportato da 17 esercizi, ciascuno basato su una strategia comprovata dalla scienza.

Un esercizio si concentra sullo sviluppo del lavoro profondo e un altro utilizza il principio 80/20. Tutto questo è disponibile come kit all-in-one perfetto per i professionisti che desiderano espandere il proprio kit di strumenti per affrontare le preoccupazioni legate al lavoro, i problemi di gestione del tempo o la produttività dei clienti.

Masterclass su Motivazione e Definizione degli Obiettivi

Anche la mancanza di motivazione e obiettivi poco chiari possono influire sulla gestione del tempo. Per aiutare il tuo cliente alle prese con la motivazione e la definizione degli obiettivi, valuta la possibilità di iscriverti al nostro uporabnapsihologija.com.

Questa eccellente masterclass tratta il tema della motivazione e della definizione degli obiettivi in ​​modo molto più dettagliato ed è uno strumento di formazione per i professionisti.

Accompagna uporabnapsihologija.com esplorando un altro aspetto delle preoccupazioni e delle sfide sul posto di lavoro. L'American Psychological Association riconosce questo masterclass e al termine i professionisti riceveranno nove punti di formazione continua.

Un messaggio da portare a casa

La natura finita del tempo e la sua gestione efficace sono state riconosciute da diversi decenni, a partire dagli anni ’50 (Claessens et al., 2007). Comprendiamo che una gestione efficace del tempo è essenziale per definire con successo gli obiettivi, rispettare le scadenze e gestire lo stress .

Ma come? hai chiesto e noi abbiamo ascoltato.

In questo post, abbiamo esplorato sette diverse strategie, ciascuna incentrata su almeno un componente della gestione del tempo, discutendo come strutturare meglio le attività, dare priorità alle scadenze, proteggere il tempo e la concentrazione dalle distrazioni e lavorare in modo più intelligente e non più difficile.

Ricorda che alcune strategie potrebbero non funzionare per il tuo cliente e potrebbe aver bisogno di provarne alcune per trovare quella più adatta. Ma la cosa più importante è riconoscere che la gestione del tempo è un’abilità. Possiamo imparare come farlo e tutti noi possiamo migliorarlo.

L'elenco delle strategie e dei libri presentati in questo post è incompleto; esistono molte altre strategie. Se hai utilizzato con successo una particolare tecnica o hai sviluppato un nuovo approccio, condividilo con noi nei commenti. Anche i consigli sui libri sono benvenuti!

Ci auguriamo che ti sia piaciuto leggere questo articolo. Non dimenticare di uporabnapsihologija.com.